Outlook Mail

Outlook Mail အသုံးပြုရာတွင် အကြမ်းဖျင်းအားဖြင့် ၂ မျိုး 

(၁)  Application Version ဖြင့် အသုံးပြုခြင်း နှင့် 

(၂)  Web Version - Web Browser ဖြင့် အသုံးပြုခြင်း

စသဖြင့် အလွယ်မှတ်နိုင်ပါတယ်။

အသုံးပြုရာတွင် အဖွဲ့အစည်း ရဲ့  Email နဲ့ အသုံးပြုလို့ရသလို၊ မိမိ Personal Mail နဲ့ အသုံးလည်း အသုံးပြုလို့ ရပါတယ်။ (ဒီစာထဲမှာတော့ အဖွဲ့အစည်းကပေးတဲ့ Outlook Mail ကို Web Version - Browser ကနေ အသုံးပြုခြင်းကိုသာ ရည်ရွယ်ပြောတာဖြစ်ပါတယ်)

အဖွဲ့အစည်း ရဲ့  Email ဆိုတာကတော့ name@kmss.org.mm ဆိုတဲ့ Mail အမျိုးအစားကို ဆိုလိုသည်။ (name နေရာမှာတော့ သင့်အမည်ဖြစ်ပါမည်)

Example = james@kmss.org.mm

Outlook Mail Web Version ကို အသုံးပြုရန် https://outlook.office.com/mail/ ကနေ ဝင်သုံးလို့ရပါတယ်။

မိတ်ဆွေအနေနဲ့  Outlook Mail ကို Web Version ဝင်သုံးပြီဆိုရင် Screen ရဲ့ အပေါ် ဘယ်ဘက်ခြမ်းထောင့်မှာ အစက်လေးတွေ ရှိပါတယ်။ အဲ့အပေါ်ကို နိပ်လိုက်ရင် Microsoft 365 မှာ အသုံးပြုလို့ရနိုင်တဲ့ App တွေရဲ့ Shortcut တွေရှိပါတယ်။ အဲ့ကနေ SharePoint, Bookings, Teams, OneDrive, Calendar, Excel, PowerPoint, Word,... အစရှိတဲ့ Microsoft ရဲ့ App တွေကို Online နဲ့ အသုံးပြုလို့ ရပါမယ်။ (Outlook Mail ကတော့ Microsoft ရဲ့ App တွေကို အသုံးပြုရာ ဌာနချုပ် သဘောမျိုး ဖြစ်ပါမယ်)

ကွန်ပျူတာမှာ ဆိုရင်တော့  Outlook Application ကို အသုံးပြုမည်ဆိုပါက Windows Key နဲ့ S ကိုတွဲနိပ်ပြီး Search Box မှာ Outlook လို့ရိုက်ထဲ့ပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ 

Outlok Mail Signature ပြုလုပ်ရန် Click Here

1. Auto Reply Message ထားရန် Computer ရဲ့  Browser တွင် Outlook Mail ကို Log In ဝင်ပြီး အနေအထားဖြစ်ရပါမည်။

2. Screen ရဲ့ ညာဘက်အပေါ်ထာင့်တွင် Setting ပုံလေးကို နိပ်ပါ။

View all Outlook settings ကို ထပ်နိပ်ပါ။

3. Screen ရဲ့ ဘယ်ဘက်ခြမ်း General အောက်က Mail ကိုနိပ်ပါ။

ပြီးရင် အောက်ဘက်တွင်ရှိသော Automatic replies ကိုနိပ်ပါ။

4. Automatic replies setting ထဲရောက်ပါမယ်။ ပုံမှန်အားဖြင့် Off ထားပါလိမ့်မယ်။ On ပေးလိုက်ပါ။

5. Send replies only during a time period ကို အမှန်ခြစ်ပါ။

6. မိမိ သတ်မှတ်လိုသော အချိန် အကန့်အသတ် ကို သတ်မှတ်ပါ။

Auto Reply Mail ကို Start time နဲ့ End time သတ်မှတ်ပါ။

ဥပမာ မိမိ ခွင့်ယူမည့် ကာလ (သို့) ခရီးသွားမည့် ကာလကို ဆိုလိုသည်။

Start time မှာ Auto Reply စမည့် Date & Time ကိုရွေးပါ။

End Time မှာ Auto Reply ရပ်နားမည့် Date & Time ကိုရွေးပါ။

7. အောက်ကို Scroll Down ရွေ့ပြီး Send replies outside your organization ကို အမှန်ခြစ်ပါ။ ပြီးရင် Save ကိုနိပ်ပြီး ပြန်ထွက်လို့ရပါပြီ။

Outlook Mail ရဲ့ Inbox ထဲမှာ Email အသစ်တွေ ပေါ်မလာပဲ အဟောင်းတွေပဲ ဖြစ်နေရင်

1. Screen ရဲ့ ညာဘက်အပေါ်ထာင့်တွင် Filter ဆိုပြီး Button မှိန်မှိန်‌လေး တစ်ခုရှိပါတယ်၊ အဲ့အပေါ်ကို နိပ်ပါ

2. အောက်ဆုံးက Sort ကိုထပ်နိပ်ပါ။

3. ပြီးရင် Sort by အောက်က Date ကို အမှန်ခြစ်ပါ။

4. ပြီးရင် Sort order အောက်က Newest on top ကို အမှန်ခြစ်ပါ။

5. ပုံမှန်အတိုင်း Email အသစ်တွေ အပေါ်ဘက်မှာ ပြန်ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။

အောက်က Link ကိုနိပ်ပြီး Video Clip အတိုင်း ပြုလုပ်ရင်လဲ ရပါတယ်။

Click Here (Watch on Youtube)

Forgot/Change Password လုပ်ရန်အတွက် ဆိုရင်တော့ 

1. အောက်က လင့်ကနေဝင်ပြီး Instruction များအတိုင်း လုပ်နိုင်သလို

https://passwordreset.microsoftonline.com/

2. ကျနော့် Email ဖြစ်တဲ့ charles@kmss.org.mm ကို Email ပို့ပြီး (သို့မဟုတ်) ယခုစာမျက်နှာအောက်ဆုံးက Communication Channel တစ်ခုခုကနေ

အကြောင်းကြားနိုင်ပါတယ်။ ကျနော် Temporary Password ကို ပြန်ပို့ပေးမှာဖြစ်ပြီး

- ထို Temporary Password ဖြင့် Log In ဝင်

- ပြီးမှ Password အသစ် ပြန်ထည့်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။

အသစ် ပြန်လည်သတ်မှတ်မည့် Password ကိုတော့ အောက်ပါ Password Policy နဲ့ ညီအောင် သတ်မှတ်ပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။

Microsoft 365 Password Policy (or) Formula

1. Upper Case Letter = A B C D...Z  

2. Lower Case Letter = a b c d...z  

3. Special Character = ! @ # $ % &  

4. Numbers = 1 2 3 4 ... 0  

(Example)  

Kmss@1991  

KmSs$1991  

KmsS@246ABC  

KmSs@135  

KmSS@321  

Outlook Mail ကိုအသုံးပြုပြီး အဝင် (Incoming Mail) မရတာတို့၊ မဝင်လာတာတို့ တစ်ခါတစ်လေ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ အဲ့လိုအခြေအနေမျိုးကျရင် Junk Email ထဲကို စစ်ကြည့်ပါ။ တစ်ခါတစ်ရံမှာ Email မဝင်ရခြင်းရဲ့ ဖြစ်နိုင်ခြေတွေကတော့ 

(၁) ပို့လိုက်သူရဲ့ Email လိပ်စာက အပြန်/အလှန် ပို့နေကျ မဟုတ်ဘဲ အသစ်ဖြစ်နေရင်

(၂) Custom Domain ဖြစ်နေရင် - ( name@gmail.com မဟုတ်ဘဲ အဖွဲ့အစည်း နာမည်နဲ့ဖြစ်နေခဲ့ရင်)

(၃) Attachment မှာ Virus ဖြစ်နိုင်ခြေရှိနေရင်

(၄) Group Mail နဲ့ ပို့တာ ဆိုရင် 

စတာတွေကြောင့် Email ကို Inbox ထဲမတွေ့တာ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ Group Mail နဲ့ပို့တာမျိုးဆိုရင်တော့ Outlook Email Screen ရဲ့  ဘယ်ဘက်ခြမ်းက (Inbox အောက်က)  Menu တွေရဲ့ အောက်ဆုံးကို Scroll Down ကြည့်ပြီး အောက်ဆုံးမှာ Groups ဆိုတဲ့ Menu ‌လေးရှိပါတယ်။ အဲ့တာလေးကို နိပ်လိုက်ပါ။ အဲ့တာဆိုရင် မိမိ ပါဝင်ထားတဲ့ Groups တွေ ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။ (Group Mail ဆိုတာကတော့ ဥပမာအနေနဲ့ ပြောရရင် KMSS NO Admin Team ရဲ့  Group Mail တစ်ခုဖြစ်တဲ့ admin.hr@kmss.org.mm ဆိုရင် Admin Staff တွေ အကုန် ပါဝင်တဲ့ Group Mail ဖြစ်ပါတယ်။)

တကယ်လို့ Groups အလိုက်ပို့တဲ့ Email တွေကို Groups ထဲ သွားသွားကြည့်စရာမလိုဘဲ Inbox ထဲ တန်းဝင်စေချင်ရင်တော့ 

(၁) အဲ့ဒီ Groups တစ်ခုပေါ်ကို  နိပ်လိုက်ပါ။ ပြီးရင် Screen ရဲ့ အပေါ်ဘက် (အလည်နားလောက်မှာ) အစက်လေး ၃ စက် . . . ရှိပါတယ်၊ အဲ့တာလေးကို နိပ်ပါ။

(၂) Settings ဆိုတာလေးကို နိပ်ပါ။

(၃) Manage group email အောက်က ၊ Follow in inbox အောက်က

(၄) Receive all email and events ကို Select ရွေးပြီးတော့ Settings ကို Close လိုက်ရုံပါပဲ။ အဲတာဆိုရင်တော့ နောက်ပိုင်း အဲ့ဒီ Group Email နဲ့ ပို့တဲ့ Email တွေက Inbox ထဲ တန်းဝင်လာတော့မှာပါ။

မိမိမှာ Group ကို တစ်ခုထက်ပိုပြီး ရှိနေတယ်ဆိုရင် (Group အားလုံးရဲ့ Email တွေကို Inbox ထဲ တန်းဝင်စေချင်ရင်တော့) မိမိ ပါနေတဲ့ Group တိုင်းကို အပေါ်ကလို Setting လိုက်လုပ်ထားရပါမယ်။